Les meilleures pratiques pour l’archivage de documents

 

L’archivage de documents vous aide à stocker en toute sécurité des informations importantes tout en désencombrant votre bureau. 

L’archivage de documents est la pratique consistant à stocker des documents statiques dans un espace physique ou numérique sûr, et c’est un aspect important de tout système de gestion de documents (SGD). Les entreprises de différents secteurs et domaines pratiquent l’archivage de documents, en particulier celles qui doivent conserver des enregistrements et des fichiers qui ne sont plus utilisés activement. 

 

Qu’est-ce que l’archivage de documents ?

L’archivage de documents est la pratique consistant à déplacer vers le stockage des documents qui ne sont plus utilisés régulièrement, mais qui doivent encore être conservés.

Les documents peuvent être stockés pour un certain nombre de raisons, notamment :

• exigences légales ;
• dossiers commerciaux ;
• dossiers fiscaux ;
• libérer de l’espace.

Méthodes d’archivage des documents

Il existe de multiples méthodes d’archivage des documents, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Nous pouvons comparer les trois méthodes les plus courantes pour établir ce que l’on peut gagner ou perdre en choisissant l’une d’entre elles. (Vous n’êtes pas obligé de choisir une seule méthode ; les archives multiples et la diversification sont courantes.)

 

Le stockage papier

La méthode la plus ancienne est, bien sûr, le stockage papier traditionnel – des classeurs remplis de documents ou de copies. C’est l’une des méthodes d’archivage les plus sûres dans un monde numérique : Le stockage papier ne peut pas être piraté, et il est incroyablement difficile de modifier des informations archivées physiquement sans laisser de trace. 
Le principal inconvénient du stockage papier est qu’il est encombrant et lent à utiliser. Un ordinateur peut extraire des documents numériques, rechercher leur contenu, et trier et cataloguer les informations en quelques secondes. Trouver les mêmes informations avec des documents papier peut prendre des heures, voire des jours dans certains cas. Le papier ajoute de la sécurité, mais sacrifie l’efficacité.

 

Archives numériques

Le stockage numérique est probablement la méthode d’archivage la plus courante aujourd’hui. Vous disposez de copies numériques de tous vos documents, et ces fichiers numériques peuvent être stockés sur des disques durs, des serveurs locaux, des ressources cloud ou tout autre système informatique. Les archives numériques sont extrêmement accessibles et efficaces. Ce sont les raisons pour lesquelles elles ont été inventées.

L’inconvénient des archives numériques est qu’elles peuvent être piratées ou violées. De plus, si elles ne sont pas suffisamment dupliquées sur plusieurs appareils, elles peuvent être perdues en un seul incident. Cliquez sur découvrir arkevia , pour archiver vos documents professionnels.

 

Numérisation à la demande

Une autre méthode de stockage courante est la numérisation à la demande. Elle sert d’hybride entre l’archivage numérique et l’archivage papier. La numérisation à la demande est un service qui stocke vos informations sous forme de documents papier, mais qui va également les numériser et les envoyer sous forme de documents numériques. Vous bénéficiez ainsi de la fiabilité et de la sécurité des documents papier et de la commodité de la numérisation. Bien sûr, le fait de disposer à la fois de documents papier et de documents numériques implique de faire face aux inconvénients des deux. La numérisation à la demande est loin d’être aussi rapide que les archives numériques, et elle introduit des risques de sécurité numérique dans vos archives papier.

 

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

L’archivage de documents fait partie de la gestion documentaire, qui est une approche organisée du classement et du stockage des documents. Une GED est un logiciel qui capture, stocke, classe et distribue les documents aux membres de votre organisation.

 

Comment l’archivage de documents profite à votre entreprise ?

L’archivage électronique est important pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, il vous permet d’organiser les fichiers importants et offre un moyen facile de retrouver ces fichiers en cas de besoin.

Votre entreprise produira beaucoup de données et de documents individuels, quel que soit votre secteur d’activité, et il vous incombe, en tant que propriétaire de petite entreprise, de vous assurer que ces données sont stockées de manière à pouvoir être utilisées efficacement.

 

L’archivage de documents peut profiter à votre entreprise de plusieurs façons :

• il libère de l’espace de bureau et de stockage. Si votre entreprise utilise la gestion physique des documents, il y a de bonnes chances qu’une grande partie de votre espace de bureau soit occupée par des rangées de boîtes de stockage ou de classeurs remplis de documents et de papiers qu’il faut des heures pour fouiller. L’utilisation d’un système d’archivage peut cependant libérer cet espace. Ou, si vous utilisez déjà un système numérique, l’archivage peut libérer de l’espace de stockage pour les documents actifs ;
   
• il assure la sécurité. De nombreuses entreprises traitent des documents qui doivent être conservés en toute sécurité, en particulier les secteurs tels que la santé, le juridique ou la finance. Les solutions d’archivage de documents et de GED intègrent souvent des mesures de sécurité qui permettent de gérer l’accès des utilisateurs, de suivre les modifications et de contrôler les mots de passe ;
   
• les documents sont protégés des risques physiques. Les boîtes de documents physiques sont particulièrement sensibles aux catastrophes physiques ou aux risques tels que les incendies, les inondations ou les vols. L’archivage de vos documents sous forme numérique ou dans le cloud vous donne l’assurance que vos fichiers et documents sont en sécurité quoi qu’il arrive ;
   
• il augmente l’efficacité de votre entreprise. Le monde devient de plus en plus numérique, et il devient de plus en plus difficile pour les entreprises qui utilisent encore des systèmes analogiques de répondre à la demande. L’utilisation d’un système d’archivage numérique peut améliorer votre flux de travail en vous permettant, ainsi qu’à vos employés, d’appeler n’importe quel document en quelques clics, éliminant ainsi le besoin de trier boîte après boîte ;
   
• il facilite la conformité. Pour les entreprises des secteurs juridique, médical ou financier, il existe souvent des réglementations strictes concernant la façon dont les données et les informations des clients sont stockées, ce qui peut être difficile à respecter lorsque vous manipulez et stockez principalement des copies papier. Les systèmes d’archivage numérique sont souvent accompagnés de mesures de conformité automatisées pour aider vos documents professionnels à satisfaire aux réglementations.